Das Ende des Einwurf-Einschreibens als sichere Zustellmethode: Was Arbeitgeber jetzt wissen müssen

BAG-Urteil vom 7. Mai 2026 (Az. 2 AZR 184/25) bringt wichtige Änderungen für die Praxis

Das Einwurf-Einschreiben galt über Jahrzehnte als das bevorzugte Mittel, um arbeitsrechtlich wichtige Schreiben – Kündigungen, Abmahnungen oder Einladungen zum betrieblichen Eingliederungsmanagement – nachweisbar zuzustellen. Mit seinem Urteil vom 7. Mai 2026 hat das Bundesarbeitsgericht (BAG) dieser weit verbreiteten Praxis jedoch eine klare Absage erteilt. Was genau entschieden wurde, warum die Entscheidung so weitreichende Folgen hat und was Arbeitgeber nun konkret tun sollten – das erfahren Sie in diesem Beitrag.

1. Worum geht es? – Der Hintergrund der Entscheidung

Im zugrunde liegenden Fall hatte ein Arbeitgeber einem Arbeitnehmer nach wiederholten krankheitsbedingten Fehlzeiten gekündigt. Voraussetzung für eine wirksame krankheitsbedingte Kündigung ist nach der ständigen Rechtsprechung des BAG, dass der Arbeitgeber zuvor ein sogenanntes betriebliches Eingliederungsmanagement (bEM) angeboten hat – ein gemeinsames Gespräch, das Möglichkeiten erkunden soll, künftige Fehlzeiten zu vermeiden und das Arbeitsverhältnis zu erhalten.

Der Arbeitgeber behauptete, er habe dem Arbeitnehmer eine solche Einladung zum bEM per Einwurf-Einschreiben zugesandt. Der Arbeitnehmer bestritt, das Schreiben je erhalten zu haben. Zum Nachweis legte der Arbeitgeber den Einlieferungsbeleg der Deutschen Post sowie die Reproduktion eines digitalen Auslieferungsbelegs vor und berief sich auf einen sogenannten Anscheinsbeweis – also die rechtliche Vermutung, dass das Schreiben den Empfänger bei ordnungsgemäßer Zustellung tatsächlich erreicht hat.

Das BAG lehnte diesen Anscheinsbeweis ab und bestätigte damit die Vorinstanzen.

2. Das Kern-Problem: Warum das „Scan-Verfahren“ keinen Anscheinsbeweis begründet

Entscheidend ist, wie die Deutsche Post AG Einwurf-Einschreiben heute technisch zustellt. Das sogenannte „Scan-Verfahren“ läuft folgendermaßen ab: Der Zusteller scannt am Briefkasten des Empfängers den Barcode der Sendung, unterschreibt auf dem Display seines Scanners mit dem Text „Ich habe die o.g. Sendung dem Empfangsberechtigten übergeben, bzw. das Einschreiben Einwurf in die Empfangsvorrichtung des Empfängers eingelegt“ – und erst danach wirft er den Brief in den Briefkasten.

Das BAG hält dieses Verfahren für ungeeignet, einen Anscheinsbeweis zu begründen. Der Grund ist einfach, aber gewichtig: Die digitale Empfangsbestätigung entsteht im elektronischen System zu einem Zeitpunkt, zu dem die Zustellung noch gar nicht stattgefunden hat. Der Beleg ist – zumindest für Augenblicke – objektiv falsch. Nach dem Abschluss des Scan-Vorgangs kann der Zusteller abgelenkt werden oder den Brief versehentlich in den falschen Briefkasten einwerfen – und an diesem Punkt fordert das elektronische System keinerlei weitere Aufmerksamkeit mehr.

Das BAG stellt klar: Ein solcher digitaler Beleg begründet allenfalls die Vermutung, dass der Zusteller vor dem richtigen Briefkasten stand – nicht aber, dass der Brief tatsächlich dort angelangt ist. Damit ist die Situation beim Scan-Verfahren im Ergebnis nicht besser als bei einem einfachen Brief ohne jede Sendungsverfolgung.

Hinweis: Das BAG lässt in dieser Entscheidung ausdrücklich offen, ob das ältere „Peel-off-Label-Verfahren“ – bei dem das Etikett erst nach dem Einwurf abgezogen und auf den Beleg geklebt wurde – einen Anscheinsbeweis begründen konnte. In jedem Fall ist dieses Verfahren bei der Deutschen Post AG nicht mehr im Einsatz.

3. Folgen für die Praxis: Erhöhte Darlegungslast und unwirksame Kündigung

Die Entscheidung hat unmittelbare und erhebliche praktische Konsequenzen, insbesondere in zwei Bereichen:

a) Betriebliches Eingliederungsmanagement (bEM) Kann ein Arbeitgeber nicht nachweisen, dass die bEM-Einladung dem Arbeitnehmer tatsächlich zugegangen ist, gilt er als seiner gesetzlichen Pflicht nach § 167 Abs. 2 SGB IX nicht nachgekommen. In diesem Fall kehrt sich im Kündigungsschutzprozess die Beweislast um: Der Arbeitgeber muss umfassend darlegen und beweisen, dass auch ein ordnungsgemäß durchgeführtes bEM keine alternative Beschäftigungsmöglichkeit oder Maßnahme zur Vermeidung weiterer Fehlzeiten hätte aufzeigen können. Diese Hürde ist in der Praxis kaum zu nehmen. Im vorliegenden Fall scheiterte die Kündigung genau daran.

b) Kündigungen allgemein Zwar betraf der Sachverhalt die bEM-Einladung, die Grundsätze gelten aber gleichermaßen für Kündigungsschreiben selbst: Wer eine Kündigung allein per Einwurf-Einschreiben zustellt und der Arbeitnehmer den Zugang bestreitet, steht vor einem ernsthaften Beweisproblem – das Einwurf-Einschreiben reicht als Nachweis allein nicht aus.

Empfehlungen für Arbeitgeber – so stellen Sie rechtssicher zu:

Für wichtige arbeitsrechtliche Schreiben (Kündigungen, bEM-Einladungen, Abmahnungen) empfehlen sich folgende Zustellwege:

• Persönliche Übergabe im Beisein eines Zeugen, der den Übergabevorgang schriftlich bestätigt
• Zustellung durch einen eigenen Boten, der Datum und Uhrzeit des Einwurfs protokolliert und als Zeuge zur Verfügung steht
• Zustellung durch einen Gerichtsvollzieher, der eine öffentlich-rechtliche Zustellungsurkunde ausstellt (§ 182 ZPO) – die sicherste, wenn auch aufwendigste Option

Was bedeutet das für Sie?

Die Entscheidung des BAG vom 7. Mai 2026 ist ein deutliches Signal: Das Einwurf-Einschreiben ist keine verlässliche Grundlage mehr, um den Zugang wichtiger Erklärungen gerichtsfest nachzuweisen. Für Arbeitgeber bedeutet das: Wer weiterhin auf dieses Zustellmittel setzt, riskiert im Streitfall den Verlust des Prozesses – und damit die Unwirksamkeit einer Kündigung, ganz unabhängig von deren inhaltlicher Berechtigung.

Wir empfehlen Ihnen, Ihre bisherigen Zustellpraktiken zu überprüfen und auf sichere Alternativen umzustellen. Sprechen Sie uns gerne an – wir beraten Sie zu den für Ihre Situation passenden Lösungen.

Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und stellt keine Rechtsberatung im Einzelfall dar. Für konkrete rechtliche Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.